Lyckas med videomöten

Videomöten är ett bra alternativ när man inte kan eller bör resa för att ses i ett fysiskt möte. Här kommer några konkreta tips för ett lyckat videomöte.

Teknik

Den teknik som du behöver för ett lyckat videomöte är en webbkamera och mikrofon. Och tillgång till ett program för videomöten, som till exempel Zoom eller Teams. Headset gör det ofta enklare för dig att känna dig nära de andra mötesdeltagarna, annars kan du använda dig av mikrofonen i datorn som också fungerar alldeles utmärkt, men som ger lite mer ljud från rummet där du befinner dig.

Så förbereder du ett videomöte

Ju mer du förbereder dig, desto bättre blir ditt videomöte. Ta fram mötets mål och agenda, och bjud in deltagare. Sen förbereder du mötets punkter och att deltagarna har koll på tekniken – och att du själv har koll på tekniken och rummet du sitter i. Lägg en agenda till mötesdeltagarna, förbered dig och förbered deltagarna.

Så håller du ett videomöte

Starta ett videomöte på ett tydligt sätt, precis som du gör vid ett vanligt möte. Om ni är fler än fem deltagare är det bra att kommunicera till gruppen att när man inte pratar är det bra att ha mikrofonen på ”mute” så ni slipper höra varandra sörpla eller nysa. Småljud kan göra ett möte rörigt. Kontrollera sedan att alla hör dig och rekommendera deltagarna att ha videokameran på, det är trevligt att kunna se varandra. Berätta också hur du vill att mötesdeltagarna gör med frågor, är ni få kan man ställa dem rakt ut, men är ni många är ett tips att samla frågorna efter varje mötespunkt. Kommunicera det i så fall.

Börja mötet

Bjud gärna in till mötet ett par minuter innan så att deltagarna hinner kallprata lite, eftersom videomöten, precis som vanliga möten, också behöver möta vissa sociala behov. Starta sedan mötet med att berätta sedan hur man sätter sin mikrofon på ”mute”. Tala om när ni kommer att ta pauser och så man kan hämta kaffe och kolla om någon behöver sluta tidigare.

Engagera deltagare

Om du får igång deltagaren i början av mötet är det mindre risk att deltagaren börjar ”multitaska” under mötets gång. Tilltala deltagarna med namn så ofta du kan, ställ frågor och håll fokus på mötets syfte. Krångla inte till det för mycket. Visa att du ser deltagarna, helt enkelt.

Titta in i kameran

Om du är mötesledare, titta in i kameran så ofta du kan, för då upplever mötesdeltagaren att du tittar rakt på den. Ett tips är att minimera bilderna på mötesdeltagarna och placera dem precis under webbkameran, så blir det enklare att ”titta” på alla.

Avsluta mötet

Vad ska göras, vem ska göra det och när ska det vara klart? Ja, ett videomöte har ju samma syfte som ett vanligt möte. Skriv upp det som ska göras och visa anteckningarna på slutet så att alla ser det som antecknats. Var tydlig under videomötet med vad du tar med dig, och summera också utifrån mötets målbild. När du tydligt avslutar mötet är det okej att deltagarna loggar ut, men du som möteshållare får gärna dröja kvar lite om det kommer frågor från någon som inte vågar ställa frågor i helgrupp.

Så: repetera mötets mål, summera vad som ska göras och häng kvar en stund innan du loggar ut.

Lycka till!