Agila modeller inom produktionsutveckling – så funkar det!
Agila modeller förknippas främst med programvaruutveckling. Men den här dagen utforskade deltagare från tillverkningsindustrin i Skaraborg hur och när metoden kan används inom produktion, på ASSAR Industrial Innovation Arena i Skövde.
Under dagen gavs en introduktion till agil metodik och deltagarna fick en förståelse för skillnaderna mellan agila modeller och vattenfallsmodellen. Björn Fagerström, professor inom industriell produktutveckling, produktion och design vid Jönköpings Universitet/Mälardalens Högskola ville även ge deltagarna en bild av när agilt arbetssätt passar bäst och vägledning kring hur nästa steg kan se ut i en utveckling mot mer agila arbetssätt. Han avslutar med att ge sina tre bästa tips till företag som vill prova agila modeller inom produktion.
— Agil planering är inte formaliserat inom produktion ännu, men det är ett bra alternativ i industrin där du har en hög osäkerhet. I de projekten är det svårt att tvinga in en vattenfallsmetod för att lösa problemet, menar Björn.
Vattenfallsmodellen
Vattenfallsmodellen är en sekventiell systemutvecklingsprocess där man ser framstegen som ett flöde nedåt genom olika faser: förberedelse, etablering, analys, design, konstruktion, test, produktionssättning och underhåll. Modellen har sina rötter inom tillverknings- och byggindustrin där det är mycket kostsamt att införa ändringar sent i processen – om inte omöjligt. Det föreskrivs att du ska vara färdig med ett steg innan du fortsätter med nästa. Metodiken bygger på att man har ett känt ”scope of work” (arbetspaket).
Källa: Wikipedia & Björn Fagerström
Agila modeller är ett samlingsnamn för ett antal systemutvecklingsmetoder som kan användas vid programvaruutveckling, även kallade lättrörliga metoder eller iterativa metoder. Metoderna följer den filosofi och de principer som formulerades i ”Manifestet för agil systemutveckling” 2001 av en grupp programmerare.
Att jobba agilt är i hög grad en filosofi som har stora skillnader från vattenfallsmodellen. I bilden ovan presenteras bara några aspekter för att visa på skillnader.
Möjliggör snabba förändringar
Agila principer karaktäriseras av hög hastighet, tvärfunktionell samverkan och lättviktighet. Arbetet är uppdelat i korta iterationer, det vill säga upprepningar eller mindre arbetspaket med tydligt värdeskapande som ryms inom det som kallas sprintar. En sprint är alltid tidsbestämd, ex tre veckor, och inom den ryms planering, utveckling, lärande och utvärdering. De korta looparna gör planering och möjligheten att förändra större, vilket minskar den finansiella risken eftersom en kan välja att avbryta eller helt byta inriktning inom ramen för nästkommande sprint.
Beslutskraften ligger hos teamet
Sprinterna planeras enligt principen hur mycket man kan få in på tidsramen sprint, ex tre veckor, med ett tydligt värde mot slutprodukten (kallas ibland ”time-boxing”). I produktion får vi här istället tänka sprint mot delmål där slutmålet är att föra in en förändring i produktionssystemet, som sannolikt är en intern kund. Aktiviteterna man beslutar inom ramarna för sprinten bygger på ”produkt backlog”, som i vårt fall blir backlog relativt den förändring vi vill göra i produktionssystemet. Drivkraften ligger i gruppen som har större beslutskraft. Slutresultatet är centralt inom agila metoder, allt som görs i projektet ställs i förhållande till hur mycket mervärde det skapar i förhållande till slutresultatet. Teamet planerar arbetet, här finns ingen top-down fördelning och man planerar bara de närmsta sprintarna och aldrig hela projektet, förutom den övergripande ”road-map” eller ”Milestone-plan” som man gör tidigt.
Olika roller och begrepp inom den agila metoden
”Scrum master” är rollen som i agila sammanhang ersätter den traditionella projektledaren. Det är dock inte självklart att denne alltid leder projektet, det gör den i teamet som är mest lämpad i varje fas och situation. Däremot coachar Scrum mastern teamet och ser till att allt rullar på smidigt.
En annan viktig roll inom den agila metoden är ”Product owner”, hen har som roll att sammanställa och prioritera önskemål om tillägg och ändringar främst utifrån affärsnytta och har ofta en direktkommunikation med kunden. Informationen samlas av Product Ownern i projekets backlog, utifrån vilken sprinterna planeras. I produktionsutveckling blir detta naturligt den som äger processen eller är ansvarig för tillverkning, eller liknande.
”Teamet”, det vill säga de som jobbar med utvecklingen av produkten eller tjänsten i projektet, är en självorganiserande enhet med hög beslutskraft.
Källa: Onbird.se
Teammedlemmar delar kunskap med varann
Teamet jobbar med ett fokus på ”Teach and learn” (på svenska lär ut och lär). Det innebär ett högt lärande, ansikte mot ansikte inom teamet. En viktig kompetens hos teammedlemmar är därmed att kunna lära ut sina kompetenser till andra, att dela med sig av sina kunskaper. Detta till skillnad mot mer klassiska organisationer där ledning i regel väljer att skicka medarbetare på utbildning. Inom agila team utnyttjas och delas teamets kompetens i hög grad.
Samsyn i teamet är avgörande
Kommunikationen är viktig för att skapa en gemensam bild av vad som ska göras. Det tar tid innan teammedlemmarna har gemensamma bilder och det kan vara svårt att överbrygga. Det agila arbetssättet hjälper i form av att teamet prioriterat jobbar nära varann (face to face) för att skapa samsyn och gemensam förståelse vilket även innefattar gemensam kunskap, som är kritiskt för att kunna ta gemensamma beslut med hög kvalitet.
Ofta när en startar ett projekt så är det bara några få med. Några samarbetar, några halvhjärtat och andra håller avstånd. Oftast är det inte olika metoder som är avgörande, utan förmågan att engagera och motivera deltagarna i teamet.
Björn Fagerström
Se – förstå – agera
Visible planning, eller visuell planering, är en nyckelfaktor när det kommer till just kommunikation inom agila metoder. Bilder är det bästa sättet att ta till sig information på och den snabbaste vägen mot att skapa samsyn i ett team. Björn hänvisar till kedjan; Se – Förstå – Agera, och pratar om att hålla det enkelt, och tillgängligt för alla i teamet. Exempelvis genom post-its på en vägg vid vilken möten hålls regelbundet.
Kommunikation och innovation, tätt sammankopplade
Innovationsförmågan är viktig inom agila metoder, och det är skillnad på innovation och att vara innovativ. Om innovation är en ny eller förändrad produkt/tjänst/modell etc. är ett innovativt team ett team med förmåga att hitta nya och/eller förändrade sätt att genomföra projekt i syfte att nå tänkt slutresultat.
Inkluderande ledarskap och coachning
Det är föreställningen som folk har om sig själva som är problemet fortsätter Björn, många personer på företag har valda sanningar att de inte är innovativa och har den förmågan, vilket har byggts upp under lång tid, där man inte fått gehör för sina tankar, inte blivit respekterad, osv. Det gäller därför att ha ett inkluderande ledarskap och se till att det finns ett bra sätt att kommunicera inom grupperna för en har inte råd att inte få med alla. Det är viktigt att coacha och ge support till teammedlemmarna. I grupper finns alltid olika förmågor, vissa är bra i startskedet, andra är bra på att driva arbetet framåt och andra på att avsluta processen. Det måste finnas en dynamik mellan förmågorna och en vilja att växeldra. Det är när innovation blir del i våra agila team på daglig basis som idéerna verkligen kan lyfta, menar Björn. Steg ett är alltid att öka antalet människor som är engagerade och vill med! Först – få med alla – sedan fundera på metoder.
Björns tre bästa tips när det gäller agil projektledning för tillverkande industri:
Allra först – bestäm dig för att tillåta människor att misslyckas.
- Välj med omsorg ut ett pilotprojekt där du vill använda agil projektledning. Det behöver ha potential för att ledas agilt, det innebär att projektet behöver ha viss osäkerhet, det vill säga allt är inte klarlagt. Ska du lyckas behövs också en tydlig slutkund (kan vara en intern kund inom produktion), , då finns något konkret att jobba mot. När du gjort ditt val, använd den agila metodiken fullt ut,:
- Se till att gruppen fått ordentlig träning i vad det innebär att använda agil metodik, fullt ut, vilket innebär att man behöver gå igenom allt från process, till hur man sätter upp teamet, jobbar med mål/mätning agilt, osv. Tillåt det agila teamet att växa fram lite organiskt och sätt inte igång att kontrollera detaljer, lita på teamet, låt dem testa, det är OK att misslyckas, så länge man lär sig, korrigerar och går vidare.
- Och genom hela projektet – använd en decentraliserad beslutsprocess.
Träna teamet i hur beslut ska tas. Detta är en jätteviktig del, blir teamet inte beslutsföra kommer de inte röra sig framåt! Detta är en indikator på om teamet fungerar och att man förstått de agila principerna.
Lästips från Björn, för dig som vill veta mer om agila metoder:
Se presentationen från dagen som PDF
Dagen arrangerades inom projektet ASSAR Industrial Innovation Arena i samverkan med Jönköpings Universitet. Initiativtagare till träffen är PT Nätverk och projektet UDI – Nästa generations drivlinor. Även Högskolan i Skövde är delaktiga i samverkan och tillsammans med Jönköpings Universitet erbjuder de flera utbildningar inom ämnet rekonfigurerbarhet under året.
